在確定了天水難民事務已經按照既定計劃順利施行后，李無鋒在八月底召集了自己麾下十余名最重要的軍政幕僚召開了西疆都護府成立之前的最后一次小規模會議，政府方面除了蕭唐、蘇秦、莫倫三大署長外，還有詹姆斯、楊正彬、蘇民舜、拉奧、王宗奚、王繚、何京七人，而軍方則有凌天放、梁崇信、崔文秀、米豐、菲爾丁五人參加，而列席的還有安全部門負責人刁肅以及兩大情報機構負責人古全和令狐翼，參加會議人共計十九人，除開李無鋒本人外，皆為李無鋒最為重要的心腹幕僚和將領。
即使是河朔突變的局勢也沒有能中斷會議的進行，由此可見會議之重要性。其間，來自河朔的難民也已經在進行了常規檢疫后開始陸續經隴東、慶陽進入北呂宋，或者經關西、天南進入緬地，中間間或有瘟疫病人發作，但由于一路皆有嚴密的監控和郎中大夫的跟隨，瘟疫并未像擔心的那樣擴散，都被牢牢的壓在了難民群內，這讓無鋒頗為滿意。一直到后來河間事變結束，難民的壓力才少有緩解，但由于許多難民是來自黑山和龍泉，雖然河間本地難民大量返回河間，但這兩地仍然在卡曼人的控制之下，所以向緬地和北呂宋的遷移工作并未停止。
會議在關西郡首府漢中城內關西軍政節度使府內召開，議題只有三個，政府體制改革、軍務改革以及后期發展方向，會議一直持續了七天，一直到接到來自帝都的飛騎驛報以及河朔事變消息。驛報報稱唐河帝國皇帝賜封李無鋒為秦王，并正式批復同意原關西郡軍政節度使府、西北郡軍政節度使府、天南郡軍政節度使府、北呂宋總督府、緬地總督府所轄五地及其附屬地合并為唐河帝國西疆大都護府。
經過七天的激烈討論，與會眾人就幾項議程都達成了初步一致意見，尤其是在政務體制和行政規劃的劃分上，眾人都已經感覺到了由于管轄范圍相較于原來的西北一郡已成擴大了數倍，現有的行政區域化分顯得有些零亂和脫節，管理權限也不盡相同，所以都一致認為行政管理體制改革是當務之急。
會議中在得到了帝國關于同意組建西疆大都護府的批復后正式宣布了西疆大都護府的成立，全面改組無鋒轄地行政區劃。將西疆大都護府的管轄地分為關西郡（下轄八府，包括原關西六府并臨時代管天水、河間二府，首府漢中）、西北郡（下轄八府，包括原西北六府并臨時代管盧龍、安原二府，首府慶陽）、天南郡（下轄五府，首府南豐）、西域郡（下轄五府，原西域諸國改稱府，首府樓蘭）、北呂宋郡（下轄三府，除原維托、雙堆二府外，中部以火山集為中心筑城建火山府，首府火山府）、緬郡（下設三府，緬北府、緬中府、緬南府，府城分別為緬北珀斯城、緬中臘波城、緬南穆加勒城，首府珀斯）、東騰格里郡（下轄四府，烏蘭府，管轄原羅卑征東部部分屬地；火花府，管轄原莫特人屬地；大青山府，管轄原圖布人屬地；焉耆府，原求爾人屬地；首府火花府）七郡。
西疆大都護府行政機構下設政務署、外務署、法務署、軍務署（軍務參謀聯席會議）四大署和國家安全局、情報總局、軍事情報局三個直屬局，另設立一個民意機構咨議院。四大署分別執掌行政事務、外交事務、司法事務、軍事事務，其中政務署下設各司分類別掌管各項行政事務，而法務署則直轄各府審理院和監察司，咨議院作為大都護府管轄區內一個了解民意的渠道而設立，分別從各地區和各階層選出代表，負責溝通民意。
郡一級不再設郡守府或節度使府，而設立一個單一的總督府，每郡設總督一人，但總督府下不設具體行政機構，總督府僅有高級幕僚數人，負責協助總督處理日常事務。總督負責統領指導全郡行政事務工作，主要負責對府一級官員人事監督考察和管理，但不參與具體行政事務，具體行政事務一律由府一級行政機構操作。這樣一來擴大了府一級政府的行政權力，取消了郡一級行政機構，提高了辦事效率，而總督府的設立則保證了大都護府對各府日常行政事務的監督和指導，防止府一級地方政府政策導向偏離大都護府確定的方向。
相較于行政體制和區劃改革引發的激烈爭論，軍務改制擴編相對來說要順利得多。由于有了糧食保障和從印德安獲取的大量資金作后盾，無論是軍方將領還是政府要員對軍隊擴編一事的態度上都表現出了難得的一致，只是在擴編數量上有所差異而已。
由于已經出現了南北兩線同時面對兩個強大敵人的現狀，西疆大都護府需要更強大的軍隊來保證領地的安全，無鋒目前自有領地內的四個軍團（西北軍團、北呂宋軍團、騰格里軍團、西南軍團，南捷洛克軍團與印德安軍團不計入本土軍團）以及三個近衛師團已經明顯不能適應日益擴大的領土守衛和嚴峻的外來挑戰，尤其是前不久南線因三江而引發的與馬其汗一戰同時遭遇了北線卡曼人的入侵，措手不及的西北軍一時間竟然抽不出足夠的機動預備隊應急，如果不是游牧騎兵日夜兼程，只怕平陸一戰帶來的傷痛真的會讓無鋒痛徹骨髓。
擴軍整編似乎迫在眉睫，但恰恰是在這個問題上無鋒本人反而有些舉棋不定。以無鋒個人的看法，軍隊在精不在多，過分追求數量上的增多并不意味著軍隊整體實力得到增長，某些時候甚至可能導致軍隊戰斗力下降。但是鑒于自己領地短時間內的確得到了相當大的擴張，而這些新納入管理的地區恰恰又處于與幾大強敵交界地區，如果沒有足夠的軍力來守衛疆土，至少從心理上也會讓領地內的民眾對自身安全感到擔憂。
在這種情況下無鋒仍然堅決的否決了軍方幾名將領提出的增加七到十個師團建制正規陸軍，只同意了在除開南捷洛克軍團和印德安軍團之外的情況下保留五個軍團正規陸軍編制的意見，這甚至連政府一方建議的擴軍基數都沒有達到，應該說從數量上僅僅只增加了兩個陸軍師團的編制，這也引起了包括凌天放在內的軍方將領的強烈反對和抗議。
不過在這一點上無鋒固執己見，沒有任何商量余地。但作為補充，無鋒同意在天水和河間利用流民組建三個預備役師團，在關西地區組建兩個預備役師團。另外無鋒也要求軍務署及軍務參謀聯席會議加大對陸軍軍團中的快速反應師團戰斗力訓練的同時，也要求戰備署加快速度對這些陸軍師團裝備的升級換代改造，進一步提高陸軍師團裝備、后勤保障能力，促進其綜合戰斗力和反應能力的提升。
同時無鋒卻對來自于東騰格里地區的游牧騎兵和弓箭兵進行了大規模整編，為了方便騎兵隊伍的指揮，無鋒按照大陸南方的兵團編制組建了六個輕騎兵團，每個騎兵團設三個萬騎隊，共計十八萬人，取消了原游牧部落對軍隊的控制權，改由自己和軍務參謀聯席會議直接控制。其中莫特騎兵十萬人，圖布騎兵六萬人，求爾騎兵二萬人，除第二、第四騎兵團作為西疆大都護府在騰格里草原上的軍事存在駐防烏蘭府外，其余四個騎兵團則作為無鋒手中戰略機動部隊兩個騎兵團常駐西康，兩個騎兵團常駐天水，保持對鄰近地區的快速反應能力。與此同時，已經增加到三萬名的求爾弓箭兵也分批次作為師團的直屬隊進入各陸軍師團。
新組建的五大軍團分別為第一軍團（原西北軍團）、第二軍團（北呂宋軍團）、第三軍團（騰格里軍團）、第四軍團（西南軍團）、第五軍團（近衛軍三個師團，另外兩個師團在建），另外兩個駐外軍團也同樣補充齊備，尤其是印德安兵團也從四個師團增便到五個師團。
由于人事調整問題一直是一個較為敏感的話題，所以雖然將五大軍團明確，但無鋒并未在會議上宣布任何人事變動，只要求蕭唐會同蘇秦、王宗奚三人迅速完成都護府和郡一級總督府架構的設置規劃，為下一步的正式人員任命以及工作推開打下基礎。
至于西疆大都護府后期發展方向，這個議題也在會議后期被提了出來，但由于眾人的注意力大多集中在了政改和軍改上，出了寥寥幾人注意到這個話題外，大多數人并沒有把心思放在這個問題上，這讓無鋒很有些失望。